Ứng dụng phần mềm ERP vào quản lý doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn nâng cao nội lực, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, mcbridescushendun.com sẽ chia sẻ những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP trong doanh nghiệp.
I. Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hoặc Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Phần mềm ERP là mô hình ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Nói một cách đơn giản hơn, phần mềm ERP là một hệ thống bao gồm tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh, bạn có thể hiểu nó có nhiệm vụ liên kết các quy trình với một cơ sở dữ liệu đồng bộ duy nhất. ERP cho phép bạn tạo ra hệ thống quy trình làm việc tự động phức tạp nhất trong toàn công ty của bạn.
Chức năng kết nối các phòng ban như bán hàng, nhân sự, kế toán, kiểm kê, sản xuất, kế hoạch,… Phần mềm này ra đời để thay thế một hệ thống duy nhất và quản lý chỉ bằng một phần mềm duy nhất. Phân hệ Nhân sự, Phân hệ Tài chính Kế toán, Phân hệ Quản lý Hậu cần…
Mỗi phân hệ có nhiều phân hệ với các mục đích khác nhau nhưng dữ liệu không được phân chia và dùng chung một chỗ. Tùy theo nhu cầu của từng công ty, bạn không nhất thiết phải sử dụng cả bộ mà có thể chọn mua một module cụ thể. Tất cả nhân viên được phép xem và sử dụng thông tin của chính họ. Đặc biệt, người quản lý không cần có mặt tại công ty cũng có thể theo dõi và nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất.
II. Lợi ích của phần mềm ERP
1. Hạn chế tối đa sai sót khi nhập cùng một dữ liệu
Do các quy trình nghiệp vụ thường được thực thi ở nhiều bộ phận nên không thể tránh khỏi sai sót dữ liệu khi qua từng bước thực hiện. Ví dụ, quy trình bán hàng do nhân viên 1 thực hiện, đơn hàng được đặt với số lượng 20 hộp, tên khách hàng là “Nguyễn Văn A”. Do lỗi nhập dữ liệu 28 ô nên chuyển xuống bộ phận kho.
Đơn hàng được chuyển đến bộ phận kế toán, người nhập tên khách hàng là “Trần Văn A”. Những sai sót này dễ xảy ra hơn khi sử dụng các quy trình thủ công và ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình bán hàng chung cho doanh nghiệp.
Khi áp dụng ERP, hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, hạn chế sai sót và tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu. Điều này hợp nhất và đồng bộ hóa các quy trình làm việc.
2. Tăng tốc độ, nâng cao năng suất làm việc
So với phương pháp thủ công, sử dụng giải pháp ERP để chuyển tài liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác giúp tăng tốc quy trình làm việc. Ngoài ra, ERP còn giải quyết được vấn đề “nghẽn cổ chai” trong nội bộ doanh nghiệp.
Ví dụ, nếu bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh được cài đặt một hệ thống phần mềm nhưng bộ phận kho chưa cài đặt phần mềm đó thì bộ phận kho sẽ trở thành “điểm nghẽn” và trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Ngừng “chờ đợi” ở bộ phận kho. Phần mềm ERP giúp đồng bộ dữ liệu tức thì giữa các phòng ban, quy trình làm việc thông suốt và loại bỏ hoàn toàn những “nút thắt” này.
3. Dữ liệu đồng bộ tập trung
Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của ERP. Thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu, việc triển khai ERP đảm bảo rằng dữ liệu doanh nghiệp được tập trung và tích hợp đầy đủ. Khi cơ sở dữ liệu được tập trung, nhân viên có thể tạo và gửi báo cáo kịp thời, chính xác cho lãnh đạo, khắc phục triệt để tình trạng tổng hợp dữ liệu chậm khi tạo báo cáo, nhất là đối với các công ty lớn, phức tạp như sản xuất, xí nghiệp, xí nghiệp.
Quản lý tập trung cơ sở dữ liệu cũng là điều kiện tiên quyết để có khả năng phân tích dữ liệu đa chiều, từ đó đưa ra các báo cáo quản lý và hỗ trợ việc ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
4. Quản lý hàng tồn kho
Việc quản lý hàng tồn kho, xử lý nguyên vật liệu tốn nhiều thời gian, nhân lực và công sức. Phần mềm ERP quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Hệ thống này kiểm soát lượng hàng hóa tồn đọng nhiều hay ít trong kho.
Từ đó chủ doanh nghiệp nắm được tình hình căn cứ vào tình hình hợp lý mà điều chỉnh lượng hàng nhập, tiêu thụ cho phù hợp, tránh thất thoát, lãng phí.
5. Quản lý thông tin khách hàng
Khách hàng là nguồn lợi nhuận lớn nhất của doanh nghiệp. Vì vậy, hoạt động chăm sóc khách hàng cần được coi trọng. Là đối tác lâu dài để sản phẩm của bạn được sử dụng và quảng bá sản phẩm rộng rãi.
Chức năng của ERP cho doanh nghiệp là lưu trữ thông tin đầy đủ về khách hàng như tên, địa chỉ và các vấn đề họ gặp phải để cung cấp và chăm sóc họ một cách tốt nhất có thể.
Điều này đủ cho thấy phần mềm ERP ngày càng trở nên thú vị và được nhúng vào các ứng dụng kinh doanh. Khi có kiến thức và hiểu biết sớm về lĩnh vực này, các công ty có thể chủ động tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí, giảm thời gian triển khai và nhanh chóng thu được khoản đầu tư ban đầu khi phần mềm ERP thực sự đi vào hoạt động. Hy vọng những thông tin ERP là gì sẽ hữu ích đối với bạn đọc!
