KPI là gì? Xây dựng chỉ tiêu KPI hiệu quả?

KPI là gì

KPI là gì? Phân loại KPI? Cách xây dựng chỉ tiêu KPI hiệu quả như thế nào? Tất cả sẽ được mcbridescushendun.com giải đáp chi tiết trong bài viết trên.

I. KPI là gì?

KPI là gì
KPI – tiếng Anh là The Key Performance Indicator
  • KPI – tiếng Anh là The Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường và đánh giá năng suất, được thể hiện thông qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ số định lượng, phản ánh hiệu quả, hoạt động của tổ chức, chức năng của công ty hoặc cá nhân. xí nghiệp. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những KPI khác nhau để đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của từng bộ phận.
  • KPI là một công cụ hiện đại giúp nhà quản lý triển khai các chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận và khu vực (về mặt nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, năng suất nhân sự, an toàn lao động, giờ làm việc, tiền lương, đánh giá công việc, cải tiến các hoạt động, về lòng trung thành …); về tài chính, về chất lượng sản xuất, quảng cáo … và tất cả mọi người. Do đó, KPIs phù hợp với nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm và cá nhân.
  • Nói cách khác, kPI là các mục tiêu công việc mà một tổ chức, bộ phận, nhóm hoặc cá nhân cần đạt được để đáp ứng các yêu cầu chung. Thông thường mỗi vị trí sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động của vị trí hoặc chức danh. Tùy theo việc hoàn thành KPI mà tổ chức (công ty, cơ quan, bộ phận) sẽ thưởng phạt cho mọi người. KPI cho biết hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức và đánh giá liệu những người thực hiện công việc có đạt được mục tiêu của họ hay không.

II. Phân loại KPI

KPI là gì
Phân loại KPI

1. KPI liên quan đến mục tiêu chiến lược

Mục tiêu chiến lược thường là tiền, lợi nhuận, thị phần => ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của công ty.

Ví dụ, KPI chiến lược là đạt doanh số hàng tháng 10 tỷ, doanh số hàng năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu này có khả năng ảnh hưởng đến công ty, nhà đầu tư rút lui, giám đốc kinh doanh và tiếp thị bị từ chối xuất cảnh.

2. KPI được liên kết với các mục tiêu chiến thuật

Chiến thuật là những hoạt động nhỏ giúp một công ty tiến gần hơn đến việc đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

Ví dụ: Social KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 engagements, tuy nhiên, số engagements này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số. Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải link trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều engagements => nhiều comments, nhiều inbox => nhiều người tìm hiểu về dịch vụ => nhiều khả năng bán hàng hơn => tăng doanh thu.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

III. Vai trò của KPI

1. Đối với doanh nghiệp

  • Giám sát hiệu quả công việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác, đồng thời đề xuất chế độ đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật phù hợp.
  • Nâng cao hiệu quả của quá trình nghiệm thu công việc
  • Đảm bảo rằng các mục tiêu và tầm nhìn được hoàn thành như mong đợi

2. Với nhân viên

  • Hiểu công việc được hoàn thành tốt như thế nào so với việc đặt mục tiêu
  • Tạo động lực cho nỗ lực đạt được mục tiêu
  • Phát hiện khuyết điểm và cải tiến kịp thời nếu nhiệm vụ bị chậm tiến độ

IV. Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

KPI là gì
Cách xây dựng chỉ số KPI

1. Chọn một bộ KPI tốt 

Để xây dựng chỉ số này một cách hiệu quả, trước tiên bạn phải có một bộ KPI tốt. Nhưng KPI tốt là gì? Hãy tham khảo và so sánh các yếu tố sau để chắc chắn hơn về sự lựa chọn của mình nhé!

  • Các chỉ số hoạt động chính phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty. Có nghĩa là, nếu bộ phận triển khai KPI chiến thuật, họ phải đảm bảo rằng chúng hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược mà công ty đã đề ra trước đó.
  • KPI phù hợp với chức năng của từng bộ phận. Khi xây dựng KPI cho cá nhân hoặc bộ phận, bạn cần xem xét liệu chúng có phù hợp với chuyên môn và năng lực của bạn để giúp hoàn thành công việc hay không. Ví dụ: bạn không thể chỉ định kPI cho 5.000 bài đăng trên Facebook cho bộ phận bán hàng của mình.
  • Bộ KPI tập trung vào đúng trọng tâm của mục tiêu. Bạn có thể đưa ra nhiều KPI cho một hoạt động, nhưng bạn không thể liệt kê tất cả. Thay vào đó, cần sàng lọc những KPI nào là quan trọng và đóng góp đáng kể vào mục tiêu chung. Bộ sưu tập KPI tuy nhỏ nhưng hiệu quả chung là tốt, còn KPI thì hơi nhiều và không mang lại nhiều giá trị.
  • Một tập hợp các KPI cần đáp ứng các tiêu chuẩn SMART, bao gồm Specific, Measurable, Achievable, Realistic/Relevant và Time-bound). Hay được dịch ra là Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Thực tế/Phù hợp – Có mốc thời gian cụ thể.

2. Tiêu chuẩn SMART trong KPI 

  • Cụ thể: Các KPI đưa ra không chung chung mà phải xác định rõ số lượng mục tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận công việc mới biết chính xác mình cần phải làm gì và cần nỗ lực như thế nào để đạt được KPI.
  • Đo lường được: KPI không chỉ cần cụ thể mà còn phải đo lường được để giúp cấp trên dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm và ứng dụng để giúp bạn đo lường các chỉ số. Hoặc bạn có thể thuê một agency bên ngoài chuyên đo lường các số liệu, tuy nhiên ít doanh nghiệp sử dụng phương pháp này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.
  • Có thể đạt được: Một KPI đưa ra phải được điều chỉnh phù hợp với tình hình của công ty về nguồn nhân lực và nguồn lực. Không nên đưa ra những KPI rất hấp dẫn nhưng không có khả năng thực hiện trong điều kiện của công ty.
  • Thực tế – phù hợp: Khi thiết lập kPI, bạn cũng cần xem xét các yếu tố bên ngoài như điều kiện thị trường, xã hội,… trong quá trình thực hiện KPI. Nếu bạn bỏ qua bước đánh giá phù hợp với thực tế, rất có thể KPI sẽ không sử dụng được, hoặc không được hoàn thành và phản ánh đúng giá trị của công ty.
  • Mốc thời gian cụ thể: Đặt ra mốc thời gian cụ thể cho KPI để người nhận việc có thể quản lý thời gian và biết mình phải ưu tiên việc gì trước để hoàn thành KPI đã đặt ra. Điều này sẽ tạo điều kiện cho công việc chung của các bộ phận khác nhau được tiến hành đúng tiến độ như kế hoạch của công ty.

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI là gì cũng như cách xây dựng KPI hiệu quả cho công việc.